Serwis Internetowy Urzędu Miasta i Gminy Lutomiersk - Zaproszenie do złożenia oferty : kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Lutomiersk oraz jednostek budżetowych gminy w okresie od 01.01.2025r. r. do 31.12.2027 r.

 

                                                                                                           Lutomiersk, dnia 14.11.2024r.

 

 

Zaproszenie   do  złożenia  oferty

 

Burmistrz Miasta i   Gminy Lutomiersk  z a p r a s z a   do  złożenia  oferty na udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 130 000 zł netto dotyczącego obsługi bankowej budżetu Gminy Lutomiersk i jednostek budżetowych gminy w okresie
od 01.01.2025r. r. do 31.12.2027 r.

I. Opis przedmiotu  zamówienia 

1. Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Lutomiersk oraz jednostek budżetowych gminy w okresie od 01.01.2025r. r. do 31.12.2027 r.

2.Jednostki organizacyjne objęte przedmiotem zamówienia:

1. a) Urząd Miasta i Gminy Lutomiersk
2. b) Zespół Szkolno – Przedszkolny w Lutomiersku
3. c) Szkoła Podstawowa im. M. Konopnickiej w Kazimierzu
4. d) Szkoła Podstawowa im. A. Mickiewicza w Szydłowie
5. e) Żłobek Samorządowy we Wrzącej
6. f) Samorządowe Centrum Usług Wspólnych
7. g) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej

 

3. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Lutomiersk oraz podległych jednostek budżetowych gminy obejmującej bieżącą obsługę bankową w tym:

 

a) otwarcie, prowadzenie i likwidację rachunków bieżących , pomocniczych, rachunków funduszy celowych, rachunków wydzielonych, w tym rachunków związanych z rozliczeniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej (również w walutach obcych),

b) realizację poleceń przelewów wewnętrznych (między rachunkami w tym samym banku) w formie elektronicznej, (w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej w formie dokumentu papierowego),

c) realizację poleceń przelewów na rachunki bankowe prowadzone w innych bankach w formie elektronicznej, (w przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej w formie dokumentu papierowego),

d) obsługę kasową , a w szczególności przyjmowanie wpłat gotówkowych w kasie Wykonawcy oraz dokonywanie wypłat gotówkowych z rachunków podstawowych i pomocniczych. W przypadku, gdy wybrany bank nie posiada na terenie miejscowości Lutomiersk siedziby, oddziału albo filii, zobowiązany będzie do uruchomienia na terenie miejscowości Lutomiersk w terminie jednego miesiąca od daty podpisania umowy, swojego oddziału lub filii zapewniając pełną obsługę budżetu Gminy,

e) dokonywanie zmian karty wzoru podpisu,

f) otwieranie rachunków bankowych będzie następowało nie później niż następnego dnia roboczego po dniu złożenia przez Zamawiającego wniosku o otwarcie rachunku bankowego,

g) zapewnienie możliwości generowania i udostępniania wyciągów bankowych z ustaleniem salda i dokładnego opisu dokonanej operacji na każdy dzień roboczy,

h) sporządzanie potwierdzenia wykonania operacji bankowej( wpłaty, wypłaty, przelewy),

i) sporządzanie historii rachunku,

j)zagwarantowanie możliwości objęcia obsługą bankową nowo utworzonych jednostek na zaoferowanych warunkach,

k) w razie potrzeby wydanie i możliwość korzystania z karty płatniczej,

l) zapewnienie możliwości elektronicznego podglądu kart płatniczych wraz z historią operacji w systemie bankowości elektronicznej,

ł) naliczanie i kapitalizacja odsetek na rachunkach bankowych powinna następować na koniec każdego miesiąca,

m) zapewnienie możliwości zakładania lokat terminowych, odnawialnych,

n) wydawanie zaświadczeń i opinii o prowadzonym rachunku bankowym,

o) odzyskiwanie przez bank środków ze zlecenia płatniczego przekazanego na nieprawidłowo podany numer rachunku bankowego,

p) realizacja tytułu egzekucyjnego,

r) możliwość wprowadzenia terminali płatniczych w trakcie trwania umowy,

s) Zapewnienie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych w tym :

- instalacja systemu w jednostkach organizacyjnych ,

- przeniesienie bazy danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez bank,

- serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii niezwłocznie,

- w przypadku awarii systemu lub braku łączności z bankiem , leżącej po stronie Wykonawcy przyjmowanie i wydawanie zleceń płatniczych składanych na zewnętrznych nośnikach danych lub w formie papierowej bez dodatkowych opłat,

- przeszkolenie pracowników w liczbie godzin, które zagwarantują dostateczne przyswojenie wiedzy teoretycznej i praktycznej z zakresu obsługi  systemu bankowości elektronicznej,

- realizacja przelewów w formie elektronicznej.

ś) Zapewnienie obsługi systemu płatności masowych umożliwiającą ich jednoznaczną identyfikację i automatyczne elektroniczne księgowanie na indywidualnych kontach rozrachunkowych wpłacających.

4. Informacje dodatkowe dla Wykonawcy

        a) każda z jednostek budżetowych indywidualnie podpisze umowę prowadzenia rachunków bankowych na zasadach wynikających z niniejszego postępowania.

 

II. Wymagany termin realizacji zadania :

Wymagany termin wykonania umowy  od dnia 01.01.2025r. - do 31.12.2027 r.

 

III. Warunki udziału w zapytaniu ofertowym

W zapytaniu ofertowym mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy złożą oświadczenia, że:

a) posiadają uprawnienia do prowadzenia działalności bankowej na terenie Polski zgodnie z ustawą Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2023r. poz. 2488 z późn.zm.) ,

b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania prac będących przedmiotem zamówienia,

c) nie znajdują się w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

d) w okresie świadczenia oferowanych usług dysponować będą na terenie miejscowości Lutomiersk siedzibą, oddziałem lub filią.

 

IV. Kryteria wyboru i sposób oceny ofert

 

W odniesieniu do Wykonawców, którzy spełnili postawione warunki  Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów:   

                                                                                                                  

1. A) Waga 60% - Cena przewidywanej kompleksowej obsługi bankowej na okres od 01.01.2025r.  do 31.12.2027r.,

 waga kryterium

1. B) Waga 40% - Wysokość oprocentowania rachunków budżetu Gminy Lutomiersk w oparciu o stawkę WIBID 1M (1,00) razy współczynnik korekty

 

 waga kryterium

                                                                                                                                   

Liczba punktów uzyskana z oceny Kryterium A i Kryterium B  zostanie zsumowana, dając wynik - ostateczną sumę punktów. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru, tj. uzyskała najwyższą liczbę punktów.

Ocena dokonana przez zamawiającego oceny ofert ma charakter ostateczny i Wykonawcom nie przysługuje prawo odwołania się od jej decyzji.

Informacja o wynikach oceny zostanie opublikowana na stronie internetowej Urzędu Miasta i Gminy Lutomiersk nie później niż 14 dni od daty wyłonienia Wykonawcy.

Zamawiający zastrzega, że termin podania informacji o wynikach oceny ulec może przesunięciu o czym zobowiązany jest poinformować Wykonawców na adresy e-mailowe wskazane w treści formularzy ofertowych.

 

V.Miejsce i termin złożenia oferty cenowej :         

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w zaklejonej kopercie w terminie do dnia 22.11.2024r., do godz. 10⁰⁰  w siedzibie Zamawiającego tj. Urząd Miasta i Gminy Lutomiersk, Sekretariat pok. Nr. 17.  Na kopercie należy umieścić zapis „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Lutomiersk oraz jednostek budżetowych w okresie   od 01.01.2025r. r. do 31.12.2027 r. ”  Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
2. Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień w sprawie przedłożonej przez niego oferty, wskazując termin na dokonanie w/w czynności.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4.Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę w następujących przypadkach:

1. treść oferty nie odpowiada treści niniejszego Zapytania;
2. oferta nie została sporządzona lub dostarczona zgodnie z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi dotyczącymi sporządzania lub dostarczania ofert określonymi przez Zamawiającego,
3. oferta została złożona po terminie składania ofert;
4. oferta została złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu, określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym,
5. wykonawca nie odpowiedział na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień w wymaganym terminie;
6. złożenie oferty stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
7. oferta zawiera błędy w obliczeniu ceny;
8. oferta jest nieważna na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
9. cena oferty przekracza kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.

 

5. Z tytułu odrzucenia oferty, Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia skierowane przeciwko Zamawiającemu.

6.Zamawiający zastrzega, że ma prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

7. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest :

Ilona Stasiak  -   Skarbnik   tel. 43 677 50 11 wew. 117  w dniach od poniedziałku do piątku w godz.  od 7.30 do 15.30.        

VI. Termin związania z ofertą

Termin związania z ofertą 30 dni liczony od upływu terminu składania ofert.

 

VII. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie dokumentów złożonych przez Wykonawcę , na zasadzie SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA

 

1. Każdy z oferentów w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. III ma obowiązek złożyć następujące oświadczenia i dokumenty:
2. a) Oświadczenie o posiadaniu uprawnienia do prowadzenia działalności bankowej na terenie Polski zgodnie z ustawą Prawo bankowe (tj. Dz.U. z 2023r. poz. 2488 z późn.zm.),
3. b) Oświadczenie o posiadaniu niezbędnej wiedzy i doświadczeniu do wykonywania prac będących przedmiotem zamówienia,
4. c) Oświadczenie, że nie znajdują się w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;
5. d) Oświadczenie, że w okresie świadczenia oferowanych usług dysponować będą na terenie miejscowości Lutomiersk siedzibą, oddziałem lub filią.
6. Inne dokumenty wymagane przez Zamawiającego:
7. a) oferta cenowa sporządzona na formularzu oferty,
8. b) projekt umowy ,
9. c) odpowiednie pełnomocnictwa do złożenia oferty i podpisania umowy w imieniu Wykonawcy.

             

W załączeniu :

- Załącznik Nr 1 – Formularz ofertowy

- Załącznik Nr 2 – Oświadczenie, że Wykonawca posiada uprawnienia do prowadzenia działalności bankowej,

- Załącznik Nr 3 – Oświadczenie, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania prac będących przedmiotem zamówienia,

- Załącznik Nr 4 – Oświadczenie, że Wykonawca nie znajduje się w trakcie postępowania upadłościowego, w stanie upadłości lub likwidacji,

- Załącznik Nr 5 – Oświadczenie, że Wykonawca w okresie świadczenia oferowanych usług dysponować będzie na terenie miejscowości Lutomiersk siedzibą, oddziałem lub filią.

- RODO